6S咨詢服務(wù)中心5S咨詢公司概述：5S，也就是整理，整頓，清潔，清潔，修養(yǎng)。源于日本，的5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法因其在改善工作環(huán)境、提高產(chǎn)品質(zhì)量和提升效率方面的巨大作用，已被國(guó)內(nèi)許多企業(yè)采用和推廣。作為職場(chǎng)人，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，不斷提高工作效率，是提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要環(huán)節(jié)。所以，無(wú)論公司是否實(shí)行5S，我們都要在日常工作中自覺(jué)使用5S。今天就和大家聊聊如何用5S管理好文檔。

5S咨詢

第一步：5S整理

整理之意就是將要與不要的文件分開。要的文件需要分為現(xiàn)在要、以后要和很久才需要；不要的文件及時(shí)刪除。具體來(lái)說(shuō)，可以按訪問(wèn)日期排列文件，將兩個(gè)月以上或時(shí)間遠(yuǎn)久的文件刻盤保存或者刪掉；對(duì)未注明內(nèi)容的文件，毫不猶豫的刪除。

第二步：5S整頓

整頓之意就是將要的文件放在固定的位置，標(biāo)識(shí)清楚。

對(duì)文件柜編好號(hào)，資料分類放在文件夾中并打好標(biāo)識(shí)。再做一張索引表，可以隨時(shí)查到要找的資料在哪頁(yè)。在文件柜的外面再打一張表，明確說(shuō)明柜子的哪層有哪些資料，一目了然。資料放在固定位置，拿動(dòng)后及時(shí)歸位，新增資料一定寫上去。在電腦中建立一個(gè)文件夾，能隨時(shí)通過(guò)電腦查詢要找的資料在哪個(gè)柜子哪一層哪一個(gè)文件夾中。

電腦資料的管理：

1、名稱定義清晰，盤名、文件夾名取名應(yīng)“見(jiàn)名知義”，頻繁使用的應(yīng)建立特殊圖標(biāo)以示區(qū)別。

2、區(qū)分常用與不常用，常用的文件應(yīng)放在顯著的地方，不應(yīng)放在深層文件夾中，更不可放到壓縮包中。

3、目錄資料建立樹狀文檔，便于查找。

第三步：5S清掃

清掃之意就是去除不要的文件，經(jīng)常清掃和檢查。

需要保存的資料立即歸類保存，不能拖。不需要的資料也立即處理掉。辦公桌上除了正在處理的資料，不允許有其他資料，必須歸檔于文件柜內(nèi)或文件架中。借助360安全衛(wèi)士、QQ電腦管家等第三方軟件，定時(shí)定期對(duì)電腦中的程序文件夾、桌面、系統(tǒng)等文件垃圾完成清理。

第四步：5S清潔

清潔之意就是讓辦公桌始終保持干凈狀態(tài)，保持清掃效果。

除了每天整理文件外，養(yǎng)成兩種文件隨時(shí)刪除習(xí)慣：1、修改文章前無(wú)定稿的文件。2、解壓文件解壓后及時(shí)刪除壓縮包。若需保存，做好標(biāo)注，可開辟專門文件夾存放。

第五步：5S素養(yǎng)

天天堅(jiān)持做好整理、整頓、清掃、清潔，就會(huì)形成良好的習(xí)慣，不再把它們作為一種心理上的負(fù)擔(dān)，而是成為下意識(shí)動(dòng)作，素養(yǎng)自然就提高，工作效率也會(huì)大大提高。