為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適的工作場所和空間環(huán)境，保持設備良好的運行環(huán)境，提高設備運轉(zhuǎn)率。促進公司特有的企業(yè)文化氛圍，達到提高員工素養(yǎng)、公司整體形象和管理水平人目的。5S咨詢公司特推出辦公室文件5S管理實施方法。

一、文件5S管理

（一）、文件5S管理—整理

①、明確哪一類文件需要，哪一類不需要；

②、無效和不需要的文件及時清理。 

（二）、文件5S管理—整頓

①、將文件分門別類保存；

②、制作目錄索引，便于查找。 

（三）、文件5S管理—清掃

①、防潮防塵防蟲；

②、定期修補維護。 

（四）、文件5S管理—清潔

①、專人管理；

②、責任分明。 

（五）、文件5S管理—修養(yǎng)

①、使用完后及時歸位；

②、愛護文件，節(jié)省用紙；

③、按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料。 

二、文件5S管理—存檔管理 

1、使用適合的文件夾：

①、選購一些容易存放、拿取、保管的文件夾；

②、大?。焊鶕?jù)文件大小選擇A4A3或B5等類型；

③、顏色：可活用色別管理，有規(guī)律選擇使用，但切忌五花八門；

④、厚度：根據(jù)文件量考慮5厘米或8厘米、10厘米等規(guī)格。 

2、在文件夾的封面、側(cè)面上注明類別名稱、管理責任人、保管期限等。 

3、在首頁建立目錄表，必要時每一類設一張位頁，便于迅速尋找。 

三、文件5S管理—日常管理

①、設置專門的文件柜，用于存入文件；

②、設置條形帶，便于管理和取放；

③、定期整理，做好防潮、防蟲、防火等工作。 

四、文件5S管理—日常維護

①、發(fā)行新版本時，及時回收銷毀舊版本；

②、僅具有參考價值的資料，要特別注明；

③、文件變更時，要及時更改目錄索引。